Biała lista podatników VAT a koszty podatkowe firmy

Od 1 września 2019 r. zostanie wdrożona biała lista podatników, zawierająca niezbędne informacje o podatnikach VAT. To nowe narzędzie, dzięki któremu prowadzenie firmy będzie bezpieczniejsze, a podatnicy zminimalizują ryzyko wplątania się w tzw. karuzele vatowskie. Ponad to weryfikacja potencjalnego partnera biznesowego wzbudzi zaufanie urzędu skarbowego i pozwoli zaspokoić wymóg stosowania zasady należytej staranności, która pomaga podatnikom zapobiec zakwestionowaniu prawa do odliczenia podatku naliczonego przez urząd skarbowy.

Biała lista podatników VAT to połączenie tzw. „czarnej listy”, zawierającej podmioty wykreślone z rejestru VAT i listy „potwierdzonych” czyli zarejestrowanych podatników VAT. Zawiera:

- listę czynnych podatników VAT

- listę wykreślonych podatników VAT z podaniem przyczyny

- wykaz kont bankowych, zgłoszonych przez podatników VAT do urzędu skarbowego.

Można więc będzie sprawdzić bieżący status danego podmiotu, a także prześledzić historię rejestracji w wykazie vatowców w dowolnym momencie w przeszłości. Obecnie, podatnik na własną rękę może sprawdzić status potencjalnego partnera biznesowego jedynie na bieżący moment a nie np. w chwili wystawienia faktury. Nowa lista umożliwi sprawdzenie, czy podmiot znajduje się w wykazie na wybrany dzień, przypadający nie wcześniej niż w okresie 5 lat poprzedzających rok, w którym podmiot jest sprawdzany.

Rachunki wirtualne

Rachunki wirtualne są to subkonta, zakładane przez firmy do rzeczywistych rachunków bankowych na poczet identyfikacji płatności z fakturą lub klientem firmy. Najczęściej z kont wirtualnych korzystają firmy, sprzedające usługi w zakresie dostaw gazu i energii oraz usług telekomunikacyjnych (PGNIG, TAURON, PLAY, ORANGE, TMOBILE itd.). Same w sobie rachunki wirtualne nie są zgłaszane i nie pokażą się w wyszukiwarce Ministerstwa Finansów, bo tylko rachunki rozliczeniowe podlegają zgładzeniu. Jednak, po wpisaniu do wyszukiwarki Ministerstwa Finansów numeru konta z faktury, otrzymamy informację, że „wyszukiwany numer rachunku jest zgodny ze stosowanym wzorcem i pasuje do jednego z rachunków wyświetlonych na wykazie” danego kontrahenta. Ministerstwo Finansów zapewnia, że wykonanie przelewu na konto wirtualne nie będzie skutkować negatywnymi konsekwencjami podatkowymi.

Sankcje karne

Biała lista podatników VAT jest dla przedsiębiorców narzędziem niezwykle istotnym, wręcz niezbędnym, bowiem będzie zawierał informację o prawidłowym i zgłoszonym rachunku bankowym kontrahenta. Lista wprowadzona została ustawą z 12 kwietnia 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, która wprowadza również istotne zamiany m.in. w ustawach: o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz o podatku dochodowym od osób prawnych. Zgodnie z nowelizacją tych ustaw od 1 stycznia 2020 r. każdy, kto na rachunek kontrahenta, niezgłoszony szefowi KAS (a zatem niewidniejący w wykazie), przeleje ponad 15 tys. zł, nie zaliczy wydatku do kosztów oraz solidarnie odpowie ze sprzedawcą za VAT. Nie przekreśli to natomiast możliwości odliczenia podatku wynikającego z otrzymanej faktury. Kwota 15 tys. zł tyczy się oczywiście całości transakcji (zamówienia), niezależnie na ile faktur zostanie podzielona.

Dlatego konieczne jest bieżące i systematyczne wykorzystywanie białej listy podatników VAT podczas:

• zawierania transakcji (by nie zawierać transakcji z podmiotami niezarejestrowanymi bądź wykreślonymi z rejestru VAT) oraz
• dokonywania przelewów za faktury zakupowe (by nie dokonać ich na konto niezgłoszone do urzędu skarbowego)

Doradzamy sprawdzanie kontrahentów (zwłaszcza nowych, z którymi rozpoczyna się współpracę) w wykazie Ministerstwa Finansów nie przed dokonaniem przelewu ale przede wszystkim zaraz po otrzymaniu faktury, ponieważ termin płatności daje czas na skontaktowanie się z kontrahentem i wyjaśnienie z nim braku konta w wykazie. Jeśli jednak kontrahent z jakiegoś względu odmówi wpisania konta firmowego do wykazu lub posługuje się kontem prywatnym, przepisy dają dodatkową możliwość nabywcy na uniknięcie konsekwencji przelania zapłaty na niezgłoszone konto. Jest nim pismo, jakie należy wysłać do urzędu skarbowego kontrahenta w ciągu 3 dni od wykonania przelewu, informujące o tym fakcie.

Zachęcamy naszych klientów do:

• sprawdzenia swoich danych w białej liście podatników VAT
• uaktualnienia w urzędzie skarbowym danych o wszystkich aktualnych kontach bankowych
• ewentualnej likwidacji nieużywanych kont bankowych
• uaktualnienia programów do fakturowania, które zapewne zostaną wzbogacone o możliwość automatycznego sprawdzania danych na białej liście podatników VAT
• przy braku takiej aktualizacji, skontaktowania się z producentem oprogramowania, by automatyczne sprawdzanie było możliwe
• a przede wszystkim bieżącego korzystania z białej listy podatników VAT przed dokonaniem zakupu oraz dokonaniem za nie płatności, ponieważ nasze biuro będzie miało taką możliwość ale zdecydowanie „po fakcie”

Przypominamy, że zgłoszenia kont bankowych w urzędzie skarbowym dokonuje się w przypadku:

- jednoosobowych działalności gospodarczych - w CEIDG w dowolnym urzędzie miasta lub gminy

- spółek cywilnych - bezpośrednio w urzędzie skarbowym na druku NIP-2

- spółek zarejestrowanych w KRS - bezpośrednio w urzędzie skarbowym na druku NIP-8

Zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa Finansów, subkonta VAT nie muszą być zgłaszane do urzędu skarbowego pod warunkiem, że jest zgłoszone konto, do którego subkonto zostało utworzone.

Zachęcamy również naszych klientów do przeglądu posiadanych kont bankowych, ewentualne zamknięcie nieużywanych kont oraz rezygnację z używania konta prywatnego jako firmowego. Przypominamy, że od 1.01.2018 funkcjonuje system STIR, który przewiduje m.in. wymianę informacji o kontach bankowych i transakcjach płatniczych wewnątrz systemu bankowego oraz przepływ tych informacji z banków do KAS (Krajowa Administracja Skarbowa). Dzięki wymianie danych system skarbowy analizuje transakcje bankowe, typuje firmy „podwyższonego ryzyka” a nawet może zablokować konto podejrzanego podmiotu na 72h z opcją przedłużenia na 3 miesiące.